CONTROLE INTERNO

Antes de elaborar o plano ou programa que guiará o auditor, é necessário observar como se encontram o Controle interno da empresa.

• Quanto melhor o controle, mais segurança para o trabalho;
• Quanto menor o controle, mais cuidado será exigido na execução das tarefas;

Prof. MSc. Paulo Dantas - Contador CRC1SP129904/0-3 Disciplina: Auditoria - contabilidade@paulodantas.com.br 

A profundidade dos exames é, pois, guiada pela “avaliação” que fazemos do Controle Interno. Às vezes imagina-se ser o controle interno sinônimo de Auditoria Interna. É uma idéia totalmente equivocada, pois a Auditoria Interna equivale a um trabalho organizado de revisão e apreciação de trabalho. Normalmente executado por um departamento especializado, ao passo que o controle interno se refere a procedimentos e organização adotados como planos permanentes da empresa.

Atualmente o conceito da avaliação dos controles internos tem-se alargado além das preocupações com a “confiabilidade” dos dados, acrescentou-se a da “qualidade” dos mesmos.

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Conceito e observações fundamentais

Quando se examina os controles internos de uma empresa, está se analisando a “organização dos controles” e também a “execução” deles.

São, pois, objeto de exame o plano de organização, as normas de trabalho, as rotinas de serviços, o fluxo dos documentos, em suma, todos os meios utilizados pela empresa ou instituição para proteger seu patrimônio e seus fins.

O “Institut Français des Experts Comptables” assim define:

“Controle Interno é formado pelo plano de organização e de todos os métodos e procedimentos adotados internamente pela empresa para proteger seus ativos, controlar a validade dos dados fornecidos pela Contabilidade, ampliar a eficácia e assegurar a boa aplicação das instruções da direção.”

Na prática o que se quer conhecer é a eficiência da “vigilância” e da “proteção” aos bens, para se saber se o que se investe e o que se obtêm de recursos efetivamente oferece lucratividade, economicidade ou adequada colimação dos fins procurados ou programados.

Essa proteção inclui todos os meios de segurança, ou seja, aqueles que oferecem coberturas às ocorrências anteriores, atuais e posteriores de um fenômeno patrimonial.

Na avaliação deve-se Ter em mente cada empresa, cada instituição, como um caso peculiar. O que em uma empresa particular comum pode ocorrer apenas com uma ordem verbal, em outra, ligada ao poder público, pode depender de todo um sistema de normas (como, por exemplo, o regime de compras).

Mesmo nas empresas particulares é preciso distinguir o que se ocorre entre, por exemplo, uma sociedade anônima fechada e uma sociedade anônima aberta (que tem tratamento específico de controles de impostos pela Lei e pelo Banco Centra do Brasil).

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Interpretação do conceito de controle interno

Em virtude do conceito de controle interno ser muito amplo, para compreendê-lo melhor é preciso se deter no seu real significado. Esta análise, fundamentada nos conceitos da administração, parece plenamente justificável, visto que o referido conceito engloba e enfatiza:

• o plano organizacional ( estrutura organizacional );
  • os sistemas administrativos;
  • políticas administrativas;
  • eficiência do pessoal da empresa;

Fatores e princípios do controle interno

O auditor deve observar, fundamentalmente, se o controle interno obedece aos seguintes princípios fundamentais:

• Existência de um plano de organização com uma adequada distribuição de responsabilidades.
• Regime de autorização e de registros capazes de assegurar um controle contábil sobre os investimentos, financiamentos e sistema de resultados da empresa (custos e receitas), ou de metas das instituições (orçamentos).
• Zelo do elemento humano no desempenho das funções a ele atribuídas.
• Qualidade e responsabilidade do pessoal, em nível adequado.

Alguns profissionais estabelecem, como componentes para o cumprimento dos princípios, os seguintes itens:

• Organização e regime de autorizações.
• Supervisão e procedimentos normativos.
• Padrões ou limites a serem colimados.
• Registros e relatórios.Auditoria Interna.Análise sistemática de conjuntos e subconjuntos de fatos.
• Estatísticas.

Resumindo, podem-se reunir os seguintes fatores:

• Pessoal
• Método
• ExecuçãoMateriais ou meios
• Aferição

Todos esses elementos devem ter desempenho adequado e satisfatório para que se consiga um sistema de controle capaz de atender às necessidades da empresa.

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Importância do controle interno

O exercício de um adequado controle interno sobre cada uma das áreas de uma empresa moderna (vendas, fabricação, compras, tesouraria…) assume fundamental importância para que se atinjam os resultados mais favoráveis com menores desperdícios.

A função da contabilidade como instrumento de controle administrativo é hoje unanimemente reconhecida. Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em um controle interno eficiente é, até certo ponto, inútil, uma vez que não é possível confiar nas informações contidas nos seus relatórios.

A importância do controle interno pode ser resumida considerando-se os seguintes fatores:

• Quanto maior é a entidade social, mais complexa é a sua organização estrutural.
• A responsabilidade pela salvaguarda dos ativos da companhia e pela prevenção ou descoberta de erros ou fraudes é da administração.
• Um sistema de controle interno que funcione adequadamente constitui a melhor proteção, para a companhia, contra as fraquezas humanas.

Subdivisão do controle interno

O controle interno divide-se em:

• Controle contábeis
• Controle administrativos

O Controle contábil compreende o plano de organização e todos os métodos e procedimentos relacionados com a salvaguarda do patrimônio e propriedade de registros contábeis. Geralmente compreendem:

• Segregação de funções: a qual estabelece a independência nas funções de execução operacional, a custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização.
• Sistema de autorização: o qual compreende o controle das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e riscos envolvidos.
• Sistema de registro: o qual compreende a classificação dos dados dentro de uma estrutura formal de contas, a existência de um plano de contas para facilitar o registro e preparação das demonstrações financeiras e a utilização de um manual descritivo do uso de contas.

O Controle administrativo compreende o plano de organização, bem como os métodos e procedimentos relacionados com a eficiência das operações, voltadas para a política de negócios da companhia e, indiretamente, com os registros financeiros. Geralmente compreendem:

• Normas salutares: compreende a observação de práticas saudáveis aos interesses da empresa no cumprimento dos deveres e funções.

• Pessoal qualificado: compreende a existência de pessoal habilitado, treinado e apto a desenvolver as atividades a ele atribuídas, sendo adequadamente supervisionado e instruído por seus responsáveis.

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Objetivos do controle interno

O controle interno tem como objetivos:

Comprovação da veracidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais.

• Prevenção de fraudes e, em caso de ocorrência das mesmas, possibilidade de descobri-las o mais rapidamente possível e determinar sua extensão.

• Localização de erros e desperdícios, promovendo ao mesmo tempo a uniformidade e a correção ao registrarem-se as operações.

• Estimular a eficiência do pessoal, mediante a vigilância que se exerce através dos relatórios.

Salvaguardar os ativos e, de maneira geral, obter um controle eficiente sobre todos os aspectos vitais do negócio.

Levantamento das rotinas e funções

O auditor, para efetuar seu trabalho, deve sempre requerer das empresas um levantamento escrito de suas rotinas, mas nem sempre o encontra.

Neste caso, o levantamento de funções e das rotinas é uma tarefa da “pré-auditoria” dentro do processo da “avaliação do controle interno”.

Necessita-se, pelo menos, dos seguintes elementos para se ajuizar sobre o trabalho:

• Organograma analítico
• Manual de rotinas ou procedimentos administrativos, descrevendo cada função.
• Regulamentos e estatutos.Plano de contas, inclusive de custos.Orçamento (caso exista).
• Processo de autorizações e da supervisão.

As rotinas, uma vez levantadas, têm condições de oferecer meios ao auditor para o julgamento da segurança que oferecem ao controle; as funções levantadas visam oferecer meios de entendimento sobre o regime das autorizações e supervisões.

Planos de análise do controle interno

Após a análise das linhas gerais sobre a organização, o profissional adquire meios para compor um questionário que irá produzir condições para uma avaliação.

Tais questionários (que não podem ser padronizados, mas elaborados para cada caso) visam conhecer detalhes sobre cada um dos itens de interesse para o programa de auditoria.

Um dos critérios usados para proceder às indagações é dividir tal critério por setores, tais como:

• Análise dos registros constitucionais e básicos.

• Análise dos controles das disponibilidades.

• Análise do controle dos clientes e créditos.

• Análise do controle dos estoques.

• Análise do controle dos bens de rendimento.

• Análise do controle do imobilizado técnico.

• Análise do controle do capital próprio.

• Análise do controle das exigibilidades.

• Análise do controle dos custos técnicos e gerais.

• Análise das receitas técnicas e gerais.

Os questionários elaborados para cada item visam conhecer como se processam os controles em relação a cada componente do patrimônio.

É sempre um risco padronizar atitudes em matéria de auditoria, considerando que é bastante variável vida em cada organismo econômico.

No caso das auditorias em instituições particulares ou públicas (onde não há fim de lucro), necessárias são as adaptações; todavia, todas as atitudes partem sempre de um mesmo ponto: os componentes patrimoniais.

Analisando um patrimônio em seus componentes fundamentais, a análise de controle será volvida a observar sempre como se comportam os sistemas de proteção e vigilância dos fenômenos patrimoniais ocorridos em cada um.

Os questionários são feitos em caráter de “plano de avaliação” e é recomendável sua elaboração, mesmo quando o auditor não transfere tarefas, agindo individualmente.

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Avaliação

É a fase final do processo utilizado para mensurar o controle interno. É o julgamento da execução do plano ou questionário.

O ciclo das tarefas envolve:

Levantamentos preliminares

• Ponderação dos fatores e princípios do controle interno.

• Levantamento dos dados básicos para aferição de rotinas e funções.

• Planejamento da análise do controle.

Avaliação.

Diante das respostas encontradas, o auditor aferirá quais os pontos débeis, traçando diretrizes quanto:

• aos componentes patrimoniais que mais merecem cuidado;
• à extensão do exame;
• às probabilidades de falhas do sistema;

Existem casos em que a avaliação dos controles denuncia falhas de tal monta que se torna impossível realizar o trabalho de auditoria, por falta de elementos de comprovação e de pesquisa da exatidão.

A importância em avaliar está, exatamente, em conhecer a natureza do terreno em que se vai realizar o trabalho.

Na avaliação deve-se destacar tudo o que mereça atenção especial. Constatada uma falha de controle que comprometa a empresa, deve a mesma constar como matéria do plano de auditoria para a mensuração dos efeitos da ocorrência.

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Relação do Controle Interno com a Auditoria

Conforme descrito nas normas usuais de auditoria relativas à execução do trabalho, o auditor deve efetuar o levantamento do sistema contábil e de controle interno, avaliar o grau de confiabilidade, e, baseado neste, estabelecer a extensão dos procedimentos da auditoria e o momento de sua aplicação. É recomendável que se façam sugestões para eliminar as possíveis deficiências existentes no controle interno.

Portanto, em primeiro lugar, a avaliação do sistema de controle interno servirá de base para o auditor determinar o grau de confiança que nele possa depositar e, a partir daí, fixar a natureza e extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados.

Especificamente, a avaliação do controle interno permite uma seleção racional de testes. Se, após a avaliação, se decidir que o sistema existente é bom e que se pode confiar nos resultados, tende-se a reduzir a extensão dos testes.

A existência de um bom sistema de controle interno aumenta a confiança do auditor quanto à exatidão dos registros contábeis e à veracidade de outros documentos e informações internas. Por outro lado, se a avaliação apontar fraquezas no sistema, é preciso intensificar os testes nas áreas onde ocorrem tais fraquezas.

Em segundo lugar, e em conseqüência da identificação das fraquezas do controle interno, pode o auditor fazer recomendações mais valiosas e realistas à administração para que providenciem as medidas corretivas consideradas apropriadas. Neste sentido, o auditor revela-se também um assessor de fundamental importância para aumentar a eficiência operacional da companhia.

Para uma avaliação aprofundada do controle interno, o auditor deve abranger em seu exame o plano de organização e a divisão de responsabilidades, os sistemas de autorizações, procedimentos de registros e elaboração de relatórios, a eficiência com que normas e procedimentos estabelecidos estão seguidos e os controles essenciais.

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